eBayの外注化はどこから始めるか｜渡す作業・権限・指示書の作り方

はじめに

作業が増えてくると、選択肢は 3 つになります。道具を入れるか、人に頼むか、規模を抑えるかです。

3 つめは、まっとうな選択です。 一人で無理なく回せる範囲で続けるのは、失敗ではありません。この記事は、それでも人に頼みたいと考えた人のためのものです。

外注は、道具の導入より難しいと感じています。道具は設定すればそのとおりに動きますが、人は指示の書き方で結果が変わります。そして、最初のうちは自分でやるより遅くなります。

その前提のうえで、何から渡すか、どう渡すか、いくら払うかを順に書きます。道具を入れる判断のほうは、別の記事にまとめてあります。

外注化を考えるのは、作業の性質が変わったとき

「月◯時間を超えたら外注」という基準をよく見ますが、時間だけでは決まりません。同じ 50 時間でも、中身によって打ち手が違うからです。

見るのは、時間を食っている作業の性質です。

梱包と発送が詰まっているなら、道具では解決しません。 逆に、出品の入力作業で詰まっているなら、人に頼む前に道具で減らせる可能性があります。

そしてもう 1 つ。手順が固まっていない作業を人に渡すと、必ず失敗します。 自分でも毎回違うやり方をしている作業は、他人に説明できません。

何を渡して、何を渡さないか

作業を 3 つに分けます。

右の列は、セラーとしての判断そのものです。ここを渡すと、判断の質が落ちたときに原因が分からなくなります。

真ん中の列は、条件つきです。候補を出してもらうのは渡せますが、選ぶのは自分という分け方なら成立します。問い合わせも、定型で答えられるものと、判断が要るものを先に分けておけば渡せます。

最初に切り出すのは、1工程だけ

いきなり複数の工程を渡すと、うまくいかなかったときに原因が分かりません。最初は 1 つに絞ります。

選ぶ基準は 2 つです。

成果物が目に見えること。 出品の下書き、加工した写真、梱包された荷物。「できたもの」を確認できる工程なら、品質の話ができます。

間違いを自分で見つけられること。 確認に時間がかかりすぎる工程は、最初には向きません。チェックのほうが本体より時間を食うなら、渡す意味が薄れます。

この 2 つを満たしやすいのは、出品の下書き作成と写真の加工です。どちらも成果物がはっきりしていて、見れば分かります。

逆に、最初には向かない工程もあります。

• 仕入れの判断が混ざる工程(何を買うかの選定を含むもの)
• 相手との関係が絡む工程(交渉、クレーム対応)
• 間違えたときの影響が大きい工程(価格の設定、発送先の入力)

権限はチームアクセスで分けて渡す

ここは事故が起きやすいところなので、詳しく書きます。

eBay のアカウントのパスワードを渡さないでください。 渡さなくても任せられる仕組みがあります。

eBay にはチームアクセスという機能があります。公式ヘルプによれば、これは以前「複数ユーザーによるアカウントアクセス」と呼ばれていたもので、名称が変わりました。

チームアクセスで、eBayアカウントのさまざまな管理作業をお客様の従業員に委任できます。

場所は、マイeBayのアカウント設定です。相手の eBay アカウントに招待を送る形で、権限を渡します。

付与できる権限は、こまかく分かれています。

そして重要なのがここです。

お客様のアカウントに関連付けられたパスワードとその他の個人情報は保護され、チームアクセスを介して招待したアカウントとは共有されません。

さらに、招待した相手が何をしたかの利用状況ログも確認できます。渡した権限の範囲と、実際にやったことの両方が追えるということです。

最初は「下書きの作成や編集」だけを渡し、公開は自分でやる。慣れてきたら公開の権限も渡す。このように段階を作れるのが、権限を分ける仕組みの利点です。

なお eBay 公式は、従業員には業務用の新しいアカウントを作ってもらうことを勧めています。個人の買い物や出品と混ざらないようにするためです。

渡したあとの1週間で決まる

始め方の具体を書いておきます。最初の 1 週間の進め方で、その後が決まります。

1 日目から 3 日目は、件数を絞って、全部を見ます。 5 件でも 10 件でもかまいません。提出されたものを全部確認して、直したところを理由つきで返します。

「直したこと」ではなく「直した理由」を返してください。 理由が伝わると次から直りますが、結果だけ返しても同じ間違いが続きます。

そして、返したことは必ず指示書に足します。口頭やチャットで伝えただけの取り決めは、必ず忘れられます。 これは相手の問題ではなく、記録がないことの問題です。

4 日目以降は、件数を少しずつ増やします。確認は全件から抜き取りへ移していきますが、移すタイミングは「2 回続けて直しがゼロだったら」と決めておくと迷いません。

指示書に入れる7つ

指示書がないと、質問への返信が仕事になります。逆に言えば、指示書は自分の時間を守るために書くものです。

入れるのは 7 つです。

1. この作業のゴール。何ができていれば完了なのか
2. 手順。上から順にやれば終わる形で書く
3. 具体例。良い例と、やってはいけない例の両方を見せる
4. 判断に迷ったときの連絡先と、迷ってよい範囲
5. やってはいけないこと。触らないもの、変えないもの
6. 確認の項目。提出前に自分でチェックしてもらう
7. 更新した日と、変えた内容

3 つめを軽く見ないでください。文章で 10 行書くより、良い例と悪い例を並べた画像 1 枚のほうが伝わります。 出品の下書きなら、完成した状態のスクリーンショットを 1 枚入れるだけで、質問が半分に減ります。

7 つめは、続けるうちに効いてきます。手順は必ず変わります。 変えたときに「いつ何を変えたか」が残っていないと、古い手順のまま作業されていることに気づけません。

報酬をいくらにするか

相場を調べる前に、自分の側の上限を出してください。相場より先に、自分が払える金額が決まります。

Copy1 件あたりに払える上限
 =(その作業に自分がかけている時間 × 自分の時間あたりの価値)
   −(連絡と確認にかかる時間 × 自分の時間あたりの価値)

2 行目を忘れないでください。渡したあとも、連絡と確認の時間は必ず残ります。 ここを引かずに計算すると、払っているのに時間が浮かない状態になります。

払い方は 3 つあります。

出来高で払う場合、修正の扱いを最初に決めておいてください。 手順どおりでない成果物の直しは無償、手順の範囲内での調整は何回まで無償、それ以降は別途。この 3 段階を書いておくだけで、あとの揉め事がほとんど防げます。

探し方と、試用の置き方

探す先は、大きく 3 つです。

• 仕事を募集できるサービスを使う
• 知っている人に頼む
• 業務を請け負っている会社に頼む

どれが良いという話ではなく、量と継続性で選びます。 一時的に量が増えるだけなら会社に頼むほうが早く、長く続けるなら個人と関係を作るほうが安く済むことが多いです。

どの経路でも、最初は試用の期間を置いてください。 少ない件数で頼んで、成果物と、連絡の速さと、指示の読み取り方を見ます。

見るのは仕上がりだけではありません。分からないときに聞いてくれるかどうかが、いちばん大事です。分からないまま進めて 50 件やり直し、というのが最悪の結果です。

起きる問題と、先に決めておくこと

外注で起きる問題は、だいたい 5 つに分類できます。

最初は、自分でやるより遅くなる

指示書を書き、教え、直しを見る時間が先にかかります。この期間があることを前提にしていないと、「やっぱり自分でやったほうが早い」で終わります。

見るべきなのは、その月の損得ではなく、立ち上げにかけた時間を何か月で取り返せるかです。

一人に依存すると、止まったときに止まる

その人が体調を崩したら、家庭の事情ができたら、別の仕事が忙しくなったら。運用が完全に止まります。

だから、同じ作業を渡せる人が 2 人いる状態を目標にしてください。すぐには無理でも、指示書がその代わりになります。 指示書があれば、次の人への引き継ぎが数日で済みます。

情報をどこまで渡すか、先に決める

仕入れ先の情報、販売のデータ、アカウント。渡す範囲を決めて、書面にしてください。 口約束で始めると、あとから範囲を狭めるのは難しくなります。

そして、繰り返しになりますが、アカウントのパスワードは渡さないでください。権限を分けて渡す仕組みがあります。

税務の扱いを確認する

外注費の支払いには、源泉徴収が関わることがあります。ただし、すべての支払いが対象になるわけではありません。

国税庁の案内では、源泉徴収の対象になる報酬・料金として、原稿料や講演料、弁護士や公認会計士などの特定の資格を持つ人への報酬、プロスポーツ選手やモデルへの報酬などが挙げられています。

一方で、名目にも注意が必要だと書かれています。

謝礼、研究費、取材費、車代などの名目で支払われていても、その実態が報酬・料金等と同じであれば源泉徴収の対象になります。

自分の払い方が対象になるかどうかは、実態で決まります。 ここは記事で断定できる範囲を超えるので、税理士か税務署に確認してください。

連絡の時間は、必ず残る

質問への返信、進捗の確認、品質のフィードバック。渡してもゼロにはなりません。

減らす方法は 1 つだけです。指示書を厚くすることです。 同じ質問が 2 回来たら、それは指示書に書いていないという意味です。答えたら、その場で指示書に足してください。

契約と支払いの形を、先に決める

口約束で始めて、あとから条件を足そうとすると必ず揉めます。始める前に書面にしておくものを挙げます。

最後の 1 行を入れておくと、お互いに始めやすくなります。終わり方が決まっている関係のほうが、始めるときの心理的な負担が小さいからです。

支払いについては、請求書をもらう形にしておくと記録が残ります。これは確定申告のときに効きます。誰に、いつ、何の作業でいくら払ったかが、そのまま経費の根拠になります。

家族に手伝ってもらう場合

身内に頼む場合も、やることは同じです。 手順を書き、範囲を決め、確認の項目を渡す。

違うのは支払いの扱いで、生計を一にする親族への支払いは、税務上の扱いが別に定められています。支払って経費にするつもりなら、先に税理士か税務署へ確認してください。 作業を手伝ってもらってから「経費にできなかった」と気づくと、計算が大きく狂います。

外注しても減らないもの

道具と同じく、人に渡しても減らないものがあります。

判断。 何を仕入れ、いくらで出し、いつ下げるか。これは渡せません。

関係。 仕入れ先との交渉も、揉めたときのバイヤーとのやりとりも、自分の名前で行うものです。

指示書を保つこと。 手順が変わるたびに直す作業は、自分に残ります。むしろ、渡す範囲が増えるほど増えます。

人を見ること。 成果物を確認し、フィードバックを返し、続けてもらうかを判断する。この時間を確保できないなら、渡す範囲を広げないでください。

一人で回す規模を選ぶ、という判断

最後に、外注しないという選択についても書いておきます。

人に頼むと、時間は浮きますが、別の仕事が増えます。指示書を書く、質問に答える、成果物を確認する、続けてもらうかを判断する。これらは「管理」という新しい仕事です。

管理が向いている人もいれば、そうでない人もいます。一人で回せる範囲に規模を抑えて、単価の高い商材に絞るという進み方も、まっとうな選択です。

判断の材料は、7 本目の記事と同じで時間あたりの利益です。

Copy時間あたりの利益 = 月の利益 ÷ 月にかけた時間

外注を入れて、この数字が上がるなら成功です。下がるなら、規模が大きくなっただけで、生活は苦しくなっています。 数字で確かめてください。

作業する場所をひとつにする

外注を始めると、必ずぶつかるのが「どこを見て作業してもらうか」です。

商品の情報が自分のパソコンにあり、在庫の記録が別のファイルにあり、注文が eBay にある。この状態で人に頼むと、必要な情報を毎回自分が切り出して渡すことになります。 それでは時間は浮きません。

私たちが開発している Trade Force は、商品・在庫・出品・注文・発送・売上をひとつの画面で管理する定額制の OMS(受注管理システム)です。

メンバーを招待して、権限を設定できます。出品文とコンディション説明はテンプレートとして持てるので、渡す側も受ける側も、毎回同じ形で作業できます。売れた注文は自動で取り込まれて出荷のタスクになるので、「今日やること」を画面で共有できます。

処理の結果や新着のメッセージは Slack へ通知できます。誰が何を終えたのかを、口頭の確認なしで追えます。

まとめ

外注は、時間を買う取引です。買えるものと買えないものを、先に分けておいてください。

• 時間の長さではなく、詰まっている作業の性質で判断する
• 渡せるのは手順。判断は渡さない
• 最初は 1 工程。成果物が見えて、間違いに気づける工程から
• アカウントのパスワードは渡さない。チームアクセスで権限だけを分ける
• 指示書には良い例と悪い例を入れる。更新した日も残す
• 報酬は相場より先に、自分の時間あたりの価値から上限を出す
• 連絡と確認の時間は残る。指示書を厚くする以外に減らす方法はない

そして、一人で回せる規模を選ぶのも選択のうちです。渡した先で自分の時間が増えないなら、渡さないほうが健全です。

よくある質問

参照リンク

• チームアクセス(eBay 公式ヘルプ)
• 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは(国税庁 No.2792)